E-Rechnung erfolgreich umsetzen – Praxisleitfaden für Selbständige und kleine Unternehmen

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 auch versenden. Dieser Kurs zeigt praxisnah, wie Sie die E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen – abhängig von Ihrer individuellen Ausgangssituation. Sie lernen nicht nur die rechtlichen Grundlagen, sondern entwickeln eine konkrete Strategie für Ihr Unternehmen.

Besonderheit: Der Kurs berücksichtigt, ob Sie bereits eine funktionierende Buchhaltung haben oder neu starten, und zeigt entsprechend passende Lösungswege auf.

Block 1: Rechtslage und Pflichtangaben
E-Rechnungspflicht: Was gilt ab wann für wen?
Kleinbetragsregelung (250€-Grenze) und Ausnahmen
Pflichtangaben einer E-Rechnung vs. herkömmliche Rechnung
Empfangspflicht seit 2025: Das unterschätzte Problem

Block 2: Vorteile realistisch bewerten
Echte Vorteile der E-Rechnung (Effizienz, Kosten, Liquidität)
Wann wird E-Rechnung zur Erleichterung?
Wann bedeutet sie zunächst Mehraufwand? (ggf. zusätzliche Tools und Arbeitszeit für Empfang und Erstellung von E-Rechnung, Archivierung)

Block 3: Software und Tools nach Bedarf
Variante A: Bestehende Buchhaltung beibehalten (Online-Konverter + DMS)
Variante B: Systemwechsel (All-in-One-Lösungen wie sevDesk, Lexware Office)
Variante C: Neubeginn (Moderne integrierte Systeme)
Live-Demonstration verschiedener Tools
Hausaufgabe: Testaccounts entsprechend der gewählten Variante einrichten

Block 4: E-Rechnungen erstellen und versenden
Gemeinsame Live-Übung: E-Rechnung erstellen
Variante A: PDF → Online-Konverter → E-Rechnung
Variante B/C: Direkt in der Software
Versandwege: E-Mail, Plattformen, PEPPOL
Screen-Sharing: Teilnehmer zeigen ihre ersten Versuche

Block 5: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Das unterschätzte Problem: Empfang ist komplexer als Versand
XML-Dateien sichtbar machen (ELSTER-Viewer vs. integrierte Tools)
Integration in bestehende Buchhaltung:
Workflow bei hybriden Setups
Datenextraktion und -übertragung
Automatisierungsmöglichkeiten
Praxisübung: Mit Beispiel-E-Rechnung arbeiten
Troubleshooting häufiger Empfangsprobleme

Block 6: GoBD-konforme Archivierung
Archivierungspflichten: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Setup-spezifische Archivierung:
All-in-One: Automatische Archivierung
Hybrid: DMS-Integration und Verfahrensdokumentation
Empfehlung einfacher DMS-Lösungen (ecoDMS, bitfarm-Archiv)
Zoom-Whiteboard: Gemeinsam Archivierungs-Workflow entwickeln

Technische Voraussetzungen:
Stabile Internetverbindung
Computer oder Laptop wo sie sich ggf. Programme installieren können (für Software-Tests)
Idealerweise zweiter Bildschirm oder Tablet
Mikrofon und Kamera für Interaktion